Тайм менеджмент

Рейтинг самых честных брокеров бинарных опционов в 2020 году:
  • БИНАРИУМ
    БИНАРИУМ

    1 место в рейтинге! Гарантия честности и надежности брокера. Лучшие условия для новичков — бесплатное обучение и демо счет. Зарегистрируйтесь и получите бонус:

Базовые основы персонального тайм-менеджмента: учимся жить эффективнее

Современное общество нуждается в активной и инициативной личности, умеющей творчески мыслить, принимать нестандартные решения, оперативно и адекватно реагировать на быстро изменяющуюся ситуацию, самостоятельно организовывая и планируя свою работу.

Как следствие, в условиях постоянных изменений, роста получаемой информации, усиления конкуренции на рынке труда, исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и невосполнимым ресурсом, как время.

Возрастающие внешние запросы требуют от современной личности умения самостоятельно расставлять приоритеты в условиях ограниченных временных ресурсов. Поэтому одной из основополагающих компетенций современного специалиста, в особенности работающего с людьми, становится умение эффективно организовывать время на любом уровне – личном, командном, корпоративном, а также способность согласовывать (в т.ч. грамотно делегировать) свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных задач.

Тайм-менеджмент (time-management) в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются специалистом самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего и внерабочего времени.

ПРАВИЛА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

  • Делайте только главные задачи. (Главные – это те, что дают 80% результата).
  • Держите голову пустой. (Всю информацию записывать на внешний носитель).
  • Ежедневно просматривайте ваш список дел на сегодня.
  • Переносите неактуальные задачи из сегодня на будущие дни.
  • Записывайте все дела, мысли, идеи, даже если они потребуются вам через месяц или год. Устанавливайте им срок – такой, когда они будут актуальны. Срок надо устанавливать всегда, даже если у задачи есть контакт, проект, категория или все вместе. Когда придет время – задача появится в вашем списке на сегодня – и вы решите что с ней делать. В любом случае вы про нее не забудете.
  • Помните три волшебных слова управления временем: «планируйте!», «выделяйте главное!», «действуйте!»

ПОНЯТИЕ «ПОЖИРАТЕЛИ (ВОРЫ) ВРЕМЕНИ»(ПО Л. ЗАЙВЕРТУ)

Перечисления помех (также называемых «ворами времени», «убийцами времени», «пожирателями времени» и т. п.), вызывающих непродуктивные потери времени в различных ситуациях жизнедеятельности. Вот один из списков «воров времени», предложенный Л. Зайвертом:

1) нечеткая постановка целей;

2) отсутствие приоритетов;

3) попытка слишком много сделать за один раз;

4) неполное представление о текущих задачах и путях их решения;

5) плохое планирование трудового дня;

6) личная неорганизованность, «бумажные завалы»;

7) чрезмерное чтение;

8) скверная система документооборота;

9) недостаток мотивации, лень;

10) поиск плохо хранящейся нужной информации (адресов, телефонов);

11) недостатки кооперации или разделения труда;

12) случайные телефонные звонки;

13) незапланированные посетители;

14) неспособность сказать «нет»;

15) неполная, запоздалая информация;

16) отсутствие самодисциплины;

17) неумение довести дело до конца;

18) отвлечение (шум и т. п.);

19) затяжные совещания;

20) плохая подготовленность к совещаниям, беседам и т. п.;

21) отсутствие коммуникаций или неточная обратная связь;

22) болтовня на частные темы;

23) излишняя коммуникабельность;

24) чрезмерные деловые записи;

25) привычка откладывать ≪на потом≫;

26) желание все узнать подробно;

27) длительные ожидания;

28) спешка, нетерпение, чрезмерная суетливость;

29) неиспользование делегирования;

30) недостаточный контроль над порученными делами, из-за чего их приходится переделывать.

Приведенный список «воров времени» можно рассматривать как пример или своего рода «точку старта», отталкиваясь от которой можно (и нужно!) придумать свой список. При анализе процессов и ситуаций конкретной жизнедеятельности невозможно обойтись без составления собственного уникального списка помех.

Список может быть получен путем наблюдения (самонаблюдения); он может быть простым или ранжированным, также может включать в себя дополнительные оценочные параметры.

  • Проведите сплошной учёт вашего времени в течении 2-3 недель.
  • Сформулируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике.
  • Планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок.
  • Имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров.
  • Применяйте техники организации совещаний.
  • «Точите топор», используя для этого любые «отходы времени».
  • Работы всегда больше чем времени
  • Опаздываешь – тормози!
  • Никогда не делай сегодня то, что можно отложить на завтра

ЧТО ОСЛОЖНЯЕТ ЖИЗНЬ СОВРЕМЕННОГО ЧЕЛОВЕКА?

Информационное перенасыщение (огромный поток информации).

  • Размывание границ работ (конец одной и начало другой).
  • Высокая скорость изменений («расфокусировка»).
  • Радикальность инноваций (кардинальность изменений).

1. Время конечно (в сутках – 24 часа, в часе – 60 мин. и т. д.).

2. В единицу времени человек может выполнить хорошо только одну работу.

3. Работа малосжимаема.

ЗАМКНУТЫЙ КРУГ ПРИЧИННО-СЛЕДСТВЕННОЙ СВЯЗИ ВРЕМЕННЫХ РАМОК И ОБЪЕМОВ РАБОТЫ

Много работы — страх не успеть сделать все — ускорение и спешка — снижение качества работы — умножение проблем — много работы

«ТАЙМ-ДРАЙВ» (ПО Г. АРХАНГЕЛЬСКОМУ)

Название «Тайм-Драйв» происходит от названия книги – «Тайм-Драйв: как успевать жить и работать», автором которой является известный российский эксперт в области управления временем – Глеб Алексеевич Архангельский. Методология «Тайм-Драйв» – это набор различных приемов, технологий направленных на повышение личной эффективности, лучшей организации, и самомотивации человека. Далее некоторые из них:

А) Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

Организуйте свой отдых наиболее качественно, старайтесь максимально переключиться. В эту категорию записывать дела, которые максимально вас расслабляют, переключают ваше внимание, отвлекают от работы.

Такие расслабляющие занятия удобно разнести по подкатегориям:

«Ежечасно» – маленькие пятиминутки для расслабления, например: «Позвонить знакомому», «Посмотреть что-нибудь интересное в Интернете», «сходить попить чая»; «На обеде» – дела более длительные по продолжительности, например: «Сделать гимнастику», «Прогуляться в парке», «Сходить к ребятам в другую группу»; «Свободное время» – дела которые можно делать например в выходные или после работы, например: «Тренажерный зал», «посетить сеанс расслабляющего массажа», «на рыбалку», «Сходить в бильярд».

Итоги: сделайте отдых в течении дня ритмичным; обеспечивайте максимальное переключение, используйте творческую лень, повысьте эффективность сна, выделяйте время на «переживание момента».

Б) Мотивация: как справляться с неприятными задачами.

Метод «Швейцарского сыра». Для того чтобы выполнить неприятную/сложную задачу сначала разбейте ее на несколько более мелких подзадач и выполняйте их в произвольном порядке (как бы «выгрызая» из разных мест кусочки большой задачи)

«Лягушки и Слоны» – очень интересный метод, суть его в следующем. Есть такие дела (в терминологии тайм-менеджмента называются «лягушками») которые делать не хочется, но они необходимы. Заставить себя сделать их бывает очень сложно. Так вот решение этой проблемы можно описать поговоркой «Каждое утро съедай лягушку». Т.е. каждый день уменьшать количество неприятных дел, самое лучшее время для этого – утро, сделал и весь день можно заниматься другими более приятными делами.

«Слоны» в терминологии тайм-менеджмента это очень крупные задачи. Такие задачи необходимо по методу «швейцарского сыра» разбивать на более мелкие, т.е. раздробить «слона» на небольшие кусочки (бифштексы) и каждый день «съедать» по одному такому бифштексу.

«Таблица ежедневных дел»

Удобный способ отображения «лягушек» и «слонов» в одном месте это записывать их в одной таблице.

Getting Things Done GTD – это стратегия управления деятельностью, а также система приемов и техник, цель которой – помочь современному человеку успевать больше, а уставать меньше. Аббревиатура GTD – от Getting Things Done, названия книги американского бизнес-тренера Дэвида Аллена.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»).

Основные положения GTD можно представить так:

1) Организация информации. Вся поступающая информация должна находиться в одном месте. Так легче ее просматривать и искать нужное. Всю информацию необходимо делить на действия т.е. то что необходимо выполнить и справочную информацию.

2) Группировка задач по контексту. Выполнять дела, у которых одинаковый контекст (в терминологии Тайм-менеджмента «кайрос») : место, человек, звонки, событие. Дела с общим контекстом гораздо эффективнее делать вместе, даже если эти дела относятся к разным проектам.

Контекст «Звонки»: все звонки в течении рабочего дня лучше сделать за один раз, т.е. выделить время – и обзвонить всех необходимых людей.

Контекст «Библиотека»: дела связанные с Библиотекой – также лучше отмечать в категории «Библиотека» – т.е. можно сделать сразу все дела за одно посещение.

Контекст «Ф.И.О.»: Задачи связанные с определенным человеком: спросить, договориться, обсудить – необходимо связывать с этим контактом. При встрече, или звонке с этим контактом – можно сразу увидеть все задачи, которые необходимо с ним решить.

Другими словами – группировка задач по контексту – это выполнение действий, которые актуальны здесь и сейчас.

3) Критерии выбора задач для выполнения

  • По контексту (что нужно сделать в этом месте? с этим человеком? при этом событии?)
  • По времени (что нужно сделать в это время? и есть ли у меня время на это?)
  • По силам (есть ли у меня энергия для реализации этой задачи?)
  • По приоритетам (что сделать самое важное?)

4) Естественная модель планирования.

Модель планирования проекта предложенная Дэвидом Алленом:

  • Определить конечную цель («зачем») и принципы работы.
  • Представить себе желаемый результат работы
  • Сгенерировать идеи о том, как добиться этого результата
  • Организовать работу
  • Определить ближайшие действия

5) Еженедельный обзор.

Количество задач постоянно увеличивается, идеи, мысли решения приходят нам в голову постоянно. При этом среди них есть как полезные, так и не очень. Чтобы не утонуть в куче собственных планов Дэвид Аллен рекомендует делать минимум раз в неделю «Еженедельный обзор». Этот обзор поможет убрать неактуальные задачи, выделить почетче цели, оценить насколько мы близки к цели и т.д.

GTD облегчает процесс тайм-менеджмента, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. По предположению Аллена многие из провалов, с которыми мы сталкиваемся, были вызваны недостаточным ‘первоначальным’ планированием (то есть, когда ещё выяснялось, что необходимо достигнуть и какие конкретные действия для этого необходимы). Важно продумать это заранее, создав такую последовательность действий, которую можно будет выполнить без возвращения к планированию. Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Следовательно, информация о «следующих конкретных действиях», контекстно связанных с данным моментом и местом, может послужить внешней поддержкой, которая гарантирует, что мы сделаем себе правильные напоминания в нужное время.

МЕТОД «АБВГД» ДЛЯ РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ

Как отсеять неважные дела и сконцентрироваться на важных? Нужно «поставить на место» те дела, которые кажутся важными, но на самом деле таковыми не являются. Это легко сделать с помощью матрицы, предложенной президентом США Д. Эйзенхауэром (Рис.1). Все дела в ней классифицируются по степени важности и срочности.

А. Важные и срочные. Нужно сделать их немедленно, если уж они у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих: «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

Б. Важные и несрочные. Это самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением и т. п.

В. Неважные и срочные. Именно эти дела «прикидываются» важными, маскируясь под дела «А». Именно дела «В» создают атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи.

Г. Неважные и несрочные, или корзина для мусора. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.

Для достижения цели нужно:

1) все дела одного из прошлых дней разбросать по «матрице Эйзенхауэра»;

2) выделить ярким цветом неважные дела, которыми вы занимались в этот день;

3) вспомнить, какие важные и несрочные дела пришлось ради них отложить (опять не успел почитать профессиональную литературу; так и не доходят руки обучиться грамотно отвечать преподавателям и т. д.);

4) подумать, какие последствия могут быть от этого откладывания (отстану от жизни и не получу повышения; фирма начнет терять клиентов);

5) подумать, что бы вы потеряли, если бы не стали делать тогдашних срочных, но неважных дел;

6) сравнить убытки в п. 4 и п. 5;

7) сделать выводы;

8) запланировать на будущие дни соответствующие действия.

Тот же принцип проповедует один из гуру тайм-менеджмента, Стивен Р. Кови, автор мирового бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей». Его квадрант имеет следующий вид (Рис.2.)

«ЗОЛОТЫЕ» ПРОПОРЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Для решения вечно актуальной задачи по оперативному (ежедневному или еженедельному) планированию затрат времени можно использовать так называемые «золотые» пропорции планирования времени.

ПРИНЦИП 80:20 (ПРИНЦИП ВИЛЬФРЕДО ПАРЕТО)

Еще один способ взглянуть на свои приоритеты заключается в использовании правила 80:20, также называемого принципом Парето. В 1906 году итальянский экономист и социолог Вилфредо Парето пришел к выводу, что 80% всех богатств Швейцарии, где он жил, принадлежат 20% населения. В конце 1940-х американский пионер в области менеджмента Джозеф Джарэн применил этот экономический принцип к тому, что он назвал «существенным немногим и тривиальным множеством».

Вот типичные примеры правила 80/20:

  • Люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба;
  • 80% времени люди читают лишь 20% всех газет;
  • 20% служащих пользуются 80% больничных листов;
  • 20% покупателей создают 80% прибыли;
  • 20% усилий дают 80% результатов.

Мы видим, что правильное управление своим временем и высокая производительность проистекают из умения выделить главное. Почти во всем, что вы делаете в жизни, в том случае если вам удастся определить эти 20 % усилий, приводящих к 80% результатов, можно сказать, что вы движетесь в правильном направлении.

Т.е. при эффективном планировании 20% жестко запланированных временных затрат должны обеспечивать 80% достигнутых целей. В то время как оставшиеся 80% временных затрат, которые можно жестко не планировать (или, например, использовать для этих промежутков времени более гибкое контекстное планирование), обеспечивают достижение всего 20% целей.

ПРИНЦИП ПЛАНИРОВАНИЯ 60:20:20 (ПРИНЦИП Л. ЗАЙВЕРТА)

Вторая «золотая» пропорция планирования времени 60:20:20 предложена классиком тайм-менежмента Лотаром Зайвертом: 60% рабочего времени – планируемое выполнение основных задач и функций; 20% времени – на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование); еще 20% времени – резервное время на неплановые траты, в том числе на помехи.

ПРИНЦИП ПЛАНИРОВАНИЯ «АВС»

В качестве третьей «золотой» пропорции 15:20:65 можно привести распространенный в западном тайм-менеджменте метод приоритетного планирования (так называемый метод ABC, или, в русских переводах, метод АБВ): 15% времени – жестко планируемое время выполнения главных приоритетных задач; 20% – выполнение второстепенных задач; 65% – вспомогательные задачи, помехи и т. п.

«СТРУКТУРИРОВАНИЕ ХАОСА» (ПО П. ЕРМОЛЕНКО)

  • «Структуризация хаоса». Перенести все «вводные» на носитель.
  • «Комплектование проекта». Сгруппировать дела по направлениям (разложить «файлы» по «папкам»)
  • Формулировка цели. Для каждого из сформированного при проекта необходимо сформулировать чёткую цель.
  • Декомпозиция.
  • Расстановка приоритетов. Вначале приоритеты выставляются на проектах, после чего – на мероприятиях. Приоритет = Срочность Х Значение.
  • Визуализация хода работ.
  • «Привязка» к календарю.
  • «Обзорная площадка». Выполняем аудит (новые «вводные», что сделано и не сделано и т.п.); выполняем корректировку приоритетов; выполняем «дефрагментацию» карты и календаря.

Генри Лоуренс Гант для оптимального планирования, согласования и контроля совместной деятельности во времени предложил графический способ отображения операций, получивший название «график Ганта». Несмотря на то что «график Ганта» изначально разрабатывался как инструмент календарного планирования, заложенная в нем идея представления времени совместной работы может использоваться также для целей инвентаризации и анализа времени. Развитие идей Ганта привело к появлению так называемых «карт совместных операций», которые позволяют анализировать согласованность действий нескольких людей во времени.

МЕТОДИКА ПОСТРОЕНИЯ МЕНТАЛЬНОЙ КАРТЫ/ДЕРЕВА ЦЕЛЕЙ

Под целью обычно понимают генеральную цель субъекта деятельности. Таких «глобальных» целей может быть несколько. Под задачами же понимают конкретные процедуры, которые необходимы для достижения цели.

Цель – заработать миллион. Подцели: составить план, выполнить его пункты (найти высокооплачиваемую работу, накопить стартовый капитал, открыть собственное дело, довести уровень прибыльности до 200 тыс. в год, продержать ее на этом уровне 5 лет).

Задачи: разослать резюме по Интернету.

Примечание: здесь «задача» подразумевает некую «подцель», которой необходимо достичь (осуществить) для воплощения в жизнь генеральной цели.

Естественным и наиболее продуктивным путем определения целей является последовательная детализация и уточнение исходной общей формулировки. Широко распространен метод, получивший название «дерево целей».

Дерево целей представляет собой графическое изображение связи между целями системы и средствами их достижения, в качестве которых выступают подцели (на нижнем уровне – задачи).

На рис.3 показан пример построения «Дерева целей». Его нельзя считать общим – каждое «Дерево целей» сугубо индивидуально, и связи между его элементами вы можете расставлять по своему усмотрению – в соответствии с их субъективным пониманием.

Для достижения генеральной цели необходимо реализовать несколько целей 1-го уровня (главных целей), выступающих как средство по отношению к генеральной цели. Для достижения этих целей 1-го уровня потребуется выполнение целей 2-го уровня и т. д. Подцели последующего (нижнего) уровня, для реализации которых не требуется дополнительных увязок «цель-средства», называются задачами. Задача служит базой для построения программ достижения отдельных целей.

Решение задачи представляет собой комплекс ресурсов и действий, с помощью которых обеспечивается достижение нужной цели.

При построении «Дерева целей» особое внимание следует уделять выбору генеральной цели. Иногда построение начинается сразу с нескольких главных целей, совокупность которых и представляет собой генеральную цель. В этом случае генеральная цель формулируется как некая искусственная, обобщенная формулировка известных главных целей.

При дальнейшем построении «Дерева» цель верхнего уровня разбивается на ограниченное число подцелей (обычно 5-7). Это ограничение не является случайным и обусловлено свойством оперативной памяти человека, способной раздельно оперировать именно таким количеством самостоятельных объектов. Опыт показывает, что эксперту очень трудно дать сравнительную оценку более 5-7 разнородных элементов, решающих одну общую задачу.

Разбиение цели верхнего уровня на подцели называется декомпозицией цели. Общее разделение множества целей по уровням (стратам) называется стратификацией, а группирование подцелей по некоторым признакам – их классификацией.

Еще одной важной операцией является ранжирование целей. При этом каждая из них оценивается с точки зрения вклада в достижение цели верхнего уровня. В результате каждой подцели присваивается вес, который называется коэффициентом относительной важности (КОВ).

По каждой цели необходимо:

определить критерий ее достижения – показатель, которым оценивается результативность достижения соответствующей цели; установить критерий – требуемый уровень показателя, достижение которого будет говорить о достижении цели (об успешности выполнения функции или процесса).

МЕТОДИКА ЭКСПРЕСС-АНАЛИЗА ВРЕМЕННЫХ ЗАТРАТ (ПО С. КАЛИНИНУ)

Органайзер или записная книжка с возможностями качественного учета времени является мощным инструментом. Органайзер универсален, он позволяет не только учитывать время, но и в конце каждого рабочего дня осуществлять экспресс-анализ затрат времени, оперативно корректируя планы на следующий день (или даже на неделю, а то и месяц). Типичный органайзер включает три части: «запланированные задачи», «выполнение и оценка», «экспресс-анализ (результаты дня)». Таким образом, качественный экспресс-анализ заключается в составлении своего рода «краткого отчета» для самого себя, позволяющего обобщить и компактно представить некоторые важные тайм-результаты за учетный день.

Для ежедневного подведения тайм-менеджмент-итогов каждого дня С.И. Калининым рекомендовано использовать шесть показателей, три из которых являются количественными, а три – качественными.

  • Полезность (поле «Пл/нп») равна сумме всех временных затрат на плановые и важные неплановые дела (с кодом «1» и «0,5») за вычетом всех временных затрат на неплановые дела (с кодом «0»). При строгом учете траты времени с кодом «0,5» считаются как неплановые.

При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что день прошел с высокой степенью организованности, время было использовано с пользой для достижения запланированных целей.

Продуктивность (поле «Затр.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем мотивации (с кодами «+2» и «+1») за вычетом всех временных затрат, связанных с низким уровнем мотивации (с кодами «–2» и «–1»). При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам чувство удовлетворенности, были связаны с высоким уровнем мотивации. То есть в плане затрат внутренних сил и энергии этот день был продуктивным.Эффективность (поле «Эфф.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем КПД выполненной работы (с кодами «+2» и «+1»), за исключением всех временных затрат, связанных с низким уровнем КПД (с кодами «–2» и «–1»). При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам реальный успех и были действительно эффективными, а выбранные способы достижений целей и технологии – оптимальными.Делегирование (на основе оценок в столбце «Дел.»). Здесь указывается, сколько раз в течение дня было использовано делегирование, а также кому именно и что было делегировано. В данном поле рекомендуется отметить случаи успешного и неуспешного делегирования, а также записать оргвыводы.Главный результат, достижение дня (на основе записей в столбце «Результат, эффект»). Здесь записывается одно главное достижение дня, а если есть – окончательное решение какой-либо важной задачи. В данном поле психологически важно отметить продвижение к достижению какой-либо стратегической цели.Главные потери, помехи дня. (отрицательные значений в полях «Затр.» и «Эфф.»). Особое внимание надо обратить на те виды деятельности, где по показателям «затраты энергии» и «эффективность» одновременно стоят максимальные отрицательные оценки («-2»). Необходимо не только указать одну-две главные помехи, но также записать идеи по их преодолению и предотвращению.

СПОСОБЫ КОНТРОЛЯ В ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ

1. Ведение хронометража в течении дня.

2. Отметки в органайзере в течении дня.

3. Хронометраж отдельных трат времени.

4. Фиксация помех.

6. Создание «временной среды» и памяток.

1.Ежедневный обзор выполненных задач, достигнутых целей. Анализ причин успехов/неудач.

2.Ежедневный экспресс-анализ качества времени.

3.Плановое подведение итогов по завершению планового периода (недели, месяца, года).

1.Письменная фиксация договоренностей, сроков отчетов по делегированным задачам.

2.Взаимные обязательства при совместной работе.

3.Использование «напоминателей», «будильников», «контролеров времени».

1.Устная или письменная отчетность перед заинтересованными лицами в соответствии с договором.

2.Использование консультантов, презентация перед заинтересованной группой, получение оценки и обратной связи.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КАРТ КОНТРОЛЯ (ПО С. КАЛИНИНУ)

В принципе, для осуществления оперативного контроля можно в качестве главного и единственного инструмента использовать обыкновенный ежедневник. Однако если перед управленцем стоит задача серьезной оптимизации организационной системы контроля в целом и совершенствование персональных навыков контроля в частности, то лучше воспользоваться специализированным инструментом. Удобным инструментом контроля в рамках «ролевого» тайм-менеджмента является так называемая карта контроля. Карта контроля также особенно полезна для управленцев, совершенствующих свое умение делегировать, хотя она может быть и хорошим подспорьем в решении любых оперативных управленческих задач, требующих вовлечения других людей.

Термин «карты контроля» используется и в TQM (например, карты контроля У. Шухарта, позволяющие отслеживать и оценивать качество производственных процессов по динамике ряда количественных показателей). В тайм-менеджменте карты контроля предназначены не для контроля над производственными процессами, а являются инструментом только управленческого контроля. Не существует каких-либо «стандартных» карт контроля. Предлагаем вариант, разработанный С.Калининым, который в случае необходимости может быть легко видоизменен. Предлагаемая карта контроля представляет собой бланк формата А4, поделенный на две половины: верхняя предназначена для планирования (постановка требующих проверки задач, или старт контроля), нижняя – для отметок о проведении текущего или итогового контроля.

Первая половина карты контроля, предназначенная для планирования, выглядит следующим образом:

1) В поле «Постановка задачи» кратко описывается задача, выполнение которой требует последующего итогового или промежуточного контроля;

2) в поле «Исполнитель» указывается исполнитель (группа исполнителей, организационное подразделение) задачи;

3) в поле «Ожидаемые результаты» перечисляются основные результаты, которые необходимо получить при выполнении задачи;

4) в поле «Точки контроля» указываются даты (одна или несколько), когда необходимо проверить процесс или промежуточные результаты выполнения задачи. Если задача является не очень важной, то в поле «Точки контроля» указывается только одна дата – дата итогового контроля. Если важно проконтролировать процесс выполнения задачи, то точек контроля может быть несколько; они будут расположены либо через равные промежутки времени, либо в соответствии с узловыми этапами работы.

Вторая половина карты контроля предназначена для контроля выполнения задач:

1) в поле «Проверяемая задача» описывается поставленная ранее задача;

2) в поле «Исполнитель» указывается исполнитель (исполнители) задачи;

3) в поле «Ожидаемый результат» перечисляются результаты, которые планировалось достичь;

4) в поле «Фактический результат» указывается фактический результат, а также отмечается степень расхождения с планом;

5) в поле «Решение» записывается управленческое решение по расхождению факта с планом (устранять, не устранять и т. п.); фактически это решение по отклонениям;

6) в поле «Точка контроля» указывается дата (одна или несколько), к которой необходимо выполнить принятое решение, устранить расхождение плана и факта. Поле «Точка контроля» может оставаться пустым, если принято решение о достаточной степени совпадения фактического результата с запланированным (ожидаемым).

Для работы с картами контроля необходимо заранее завести тетрадь контроля – подшивку бланков карт контроля, по количеству соответствующих числу рабочих дней в году. Желательно, чтобы на каждом бланке была заранее проставлена дата, а сами бланки в тетради должны располагаться в календарном порядке.

Работа с картами (тетрадью) контроля осуществляется следующим образом: при постановке новой задачи она записывается в верхней половине бланка карты контроля (заполняются поля «Постановка задачи», «Исполнитель», «Ожидаемые результаты», «Точки контроля»).

Вторым шагом необходимо перенести (переписать) поставленную задачу в карты, соответствующие (по датам) намеченным точкам контроля. При этом задача переписывается во вторую половину новых карт: информация из «Постановки задачи» переписывается в «Проверяемую задачу»; «Исполнитель» – в поле «Исполнитель»; «Ожидаемые результаты» – «Ожидаемый результат». Если точек контроля намечается несколько, то необходимо несколько раз аналогичным образом продублировать задачу, переписав ее на соответствующие дни (в нижнюю половину бланка).

Несмотря на некоторую громоздкость (необходимость переписывать задачу по несколько раз; кстати, именно поэтому сама формулировка задачи должна быть краткой, а точек контроля – не более 2) в заполнении карт контроля, они являются очень надежным инструментом. В начале каждого рабочего дня, открывая соответствующую наступившему числу карту контроля, вы видите, что верхняя ее половина еще пуста (в нее будут вписаны новые задачи, поставленные сегодня), а в нижней части уже содержатся задачи, поставленные ранее, выполнение которых необходимо проконтролировать именно сегодня.

В течение дня, по мере осуществления намеченного на сегодня контроля, заполняются другие поля в нижней половине карты контроля («Фактический результат», «Решение», «Точка контроля»). Если по расхождению между запланированным и фактическим результатом принято решение о его исправлении или доработке (что фактически равносильно постановке новой цели деятельности), то необходимо записать эту новую задачу в верхней половине карты контроля. После этого новая задача переносится вперед (переписывается) в соответствии с новой намеченной точкой контроля описанным выше образом.

ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО ДЕЛЕГИРОВАНИЯ ПОЛНОМОЧИЙ

Под делегированием полномочий понимаем передачу руководителем некоторого задания подчиненному, которое тот в состоянии выполнить качественно, исходя из своих полномочий и квалификации.

Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. При хорошем отношении сотрудников к руководителю делегирование может стать механизмом, высвобождающим огромные временные резервы для руководителя. С другой стороны, злоупотребление делегированием и неуклюжее его использование могут серьезно навредить и авторитету руководителя, и работе организации в целом. Для того чтобы делегирование стало по-настоящему эффективным управленческим инструментом, позволяющим экономить время и силы руководителя, оно должно быть «высокотехнологичным».

Соблюдать технологию делегирования означает придерживаться определенных правил. Выделяют 12 «формальных» правил делегирования и 6 «неформальных» правил. «Формальные» правила описывают техническую сторону делегирования, а «неформальные» – психологическую.

«Формальные» правила делегирования:

  • Четко формулируйте цель (задачу) и результаты, которые должны быть получены другими. Нет ничего хуже постановки «размытых» .Нечеткие (без точной формулировки цели и результата) задачи, во-первых, просто не выполняются, во-вторых, выполняются «не так», в-третьих, провоцируют возникновение у работников сильнейшего стресса.
  • Укажите, как распределяется ответственность за порученное задание. Здесь можно выделить три категории задач:

А – задача выполняется коллегами до получения итогового результата самостоятельно (полная передача ответственности);

Б – задача выполняется самостоятельно, но существуют промежуточные точки контроля. В случае необходимости руководитель, на основании полученной в точке контроля информации, может отменить (или переназначить) делегированную задачу, оказать необходимую помощь и т. п. (частичная передача ответственности);

В – задача выполняется в тесном консультативном контакте с руководителем (разделение ответственности).

    Объясните причину, почему данное задание важно выполнить. При этом не всегда стоит рассказывать сотруднику о том, какая польза будет от его работы организации в целом. Речь идет об изложении субъективно значимой для сочлена причины, почему именно ему доверено выполнение данной задачи. Помните, что делегирование – это поручение сотруднику не обязательной (с позиции его функциональных обязанностей) задачи. Именно поэтому пояснение весомой причины играет для сотрудника важную мотивирующую роль.Разъясните технологию и алгоритм выполнения задания. В случае необходимости проведите соответствующий инструктаж и обучение. Обычно это правило отпугивает руководителей. Им кажется, что лидер «поручил – и забыл», а тут, оказывается, нужно затрачивать какие-то усилия на инструктаж и обучение! Действительно, в самом начале использования делегирования оно может требовать дополнительных временных затрат, но это ни в коем случае не превращает делегирование в «вора времени». Если делегируемая задача воспринимается коллегой как чрезвычайно сложная, лучше не тратить время на обучение, а делегировать это задание кому-нибудь более компетентному.Установите четкие и реалистичные сроки выполнения задания.

В любом случае, даже при делегировании несрочных задач, необходимо ставить перед человеком конкретную дату (час) выполнения задачи и контролировать ее соблюдение.

Если сочлен является новичком в решении делегированных задач, то руководителю необходимо определять срок выполнения каждой задачи с определенным запасом, чтобы в случае возникновения сложностей существовал резерв времени на доработку задания.

  • Основные моменты делегированного задания оформите письменно (или попросите сотрудника, чтобы он записал поручение).
  • Проверьте понимание задания и мотивацию. В очередной раз напомним, что делегирование – это поручение сотруднику «необязательной» задачи. Именно поэтому в данной ситуации особенно важно получить от сотрудника (непосредственно в момент делегирования) обратную связь о том, насколько хорошо он понял порученное задание и насколько он заинтересован в его выполнении. При необходимости следует дополнительно мотивировать человека и более подробно разъяснить ему делегированную задачу.
  • Предоставьте запасные ресурсы и каналы помощи. В некоторых случаях, даже если задача сформулирована достаточно четко и даже если проведено необходимое обучение, при выполнении делегированной задачи он все равно может столкнуться с какими-нибудь непредвиденными сложностями. Иногда случается так, что под воздействием этих сложностей сотрудник впадает в панику и вполне способен наломать дров, пытаясь решить проблему доступными ему, но малоэффективными способами, и провалить выполнение поставленной задачи.

    Чтобы он не провалился при возникновении неожиданных сложностей, при делегировании необходимо предоставить ему запасные ресурсы (своего рода стратегический резерв, который можно использовать только в экстраординарных обстоятельствах), а также каналы помощи, то есть других компетентных членов, которых можно в случае крайней необходимости попросить прийти на подмогу.

  • Четко укажите на способы обратной связи и формы контроля.
  • Информируйте всех, с кем будет взаимодействовать человек, о его задаче, правах и полномочиях.
  • «Запланируйте» проблемы. Как ни парадоксально это звучит, но нужно постараться предугадать трудности («запланировать» проблемы), которые могут возникнуть у сотрудника при выполнении делегированной ему задачи. Подобное предвидение, если вы хорошо знаете работающих с вами людей, является не очень сложным, но позволит весьма эффективно подстраховаться, заранее наметив запасные варианты решения проблемы (достижения поставленной цели).
  • Четко определите критерии качества процесса и результата работы.

    «Неформальные» правила делегирования:

  • В момент делегирования демонстрируйте человеку, что вы ему доверяете, верите в его способности и силы.
  • Допускайте возможность ошибок, будьте готовы к ним. Не наказывайте за ошибки, особенно если система делегирования только начинает внедряться в организацию работы.
  • Воспитывайте у членов чувство собственного достоинства – поручайте им такие задачи, которые были бы интересны для них, помогали бы им личностно развиваться и расти.
  • Уважайте и цените человека, выполняющего новую и «необязательную» для него работу, оказывайте ему моральную и психологическую поддержку.
  • Проявляйте гибкость в делегировании, давайте другим членам возможность попробовать свои силы в решении разных задач и разными способами.
  • Наберитесь терпения – первоначально делегирование требует затрат сил и времени, но потом в значительной мере облегчит работу и повысит ее эффективность.

    Находите время для работыэто условие успеха.
    Находите время для размышленийэто источник силы.
    Находите время для игрыэто секрет молодости.
    Находите время для чтенияэто основа знаний.
    Находите время для дружбыэто условие счастья.
    Находите время для мечтыэто путь к звёздам.
    Находите время для любвиэто истинная радость жизни.
    Находите время для весельяэто музыка души.

    В ПУБЛИКАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНА ЛИТЕРАТУРА:

      Архангельский,Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений [Текст] / Г. Архангельский. – М. : Альпина Паблишер, 2020. – 211 Архангельский,Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать [Текст] / Г. Архангельский. – М. : Манн, Иванов и Фербер, 2020. – 748 c.Тайм-менеджмент. Полный курс [Текст] / Г.Архангельский, М. Лукашенко, Т. Телегина, С. Бехтеров. – М. : «Альпина Паблишер», 2020. – 312 с.Архангельский,Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы [Текст] / Г. Архангельский. – СПб. : «Питер», 2003. –251 с.Богославец,Л.Г., Давыдова, О.И. Тайм-менеджмент в работе образовательных учреждений. Методическое пособие [Текст] / Л.Г. Богославец, О.И. Давыдова. – М.: ТЦ Сфера, 2020. – 128 c.Васильченко,Ю.Л. Самоучитель по тайм-менеджменту [Текст] / Ю.Л. Васильченко, З.В. Таранченко, М.Н. Черныш. – Спб. : Питер, 2007. – 256 с.Гамидуллаев,Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием [Текст] / Б.Н. Гамидуллаев. – Пенза, 1997. – 95 с.Горбачев, А. Тайм-менеджмент в два счета [Текст] / А. Горбачев. – Спб. : «Питер», 2009. – 256 с.Дод,П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как делать больше, не теряя головы [Текст] / П. Дод, Д. Сандхайм. – СПб. : Издательство «ДИЛЯ», 2008. – 128 с.Аллен, Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity [Текст] / Д.Аллен. – М. : Манн, Иванов и Фербер, 2020. – 368 с.Зайверт,Л. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время [Текст] / Л. Зайверт. – М. : Интерэксперт, 1995, – 267 с.Калинин,С.И. Тайм-менеджмент : Практикум по управлению временем [Текст] / С. И. Калинин. – СПб. : Речь, 2006. – 371с.Кеннеди,Д. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль временем [Текст] / Д. Кеннеди. – М. : Альпина Паблишер, 2020. – 199 c.Кеннеди,Д. Жесткий менеджмент. Заставьте людей работать на результат [Текст] / Дэн Кеннеди. – М.: Альпина Паблишер, 2020. – 292 c.Кови,С. Восьмой навык. От эффективности к величию [Текст] / С. Кови. – М. : Альпина Паблишер, 2020. – 408 c.Кови,С. Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности [Текст]/ С. Кови. – М. : Манн, Иванов и Фербер, 2020. – 571 c.Лимончелли,Т. Тайм-менеджмент для системных администраторов [Текст] / Т. Лимончелли. – М.: Символ, 2020. – 240 c.Моргенстерн,Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизни [Текст] / Д. Моргенстерн. – М. : Добрая книга, 2020. – 256 c.Мрочковский,Н. Экстремальный тайм-менеджмент [Текст] / Н. Мрочковский, А. Толкачев. – М. : Альпина Паблишер, 2020. – 210 c.Сидорова, Н.А. Тайм-менеджмент: Создание оптимального расписания дня и эффективная организация рабочего процесса [Текст] / Н.А.Сидорова. – М. : Дашков и К, 2020. – 220 c.Трейси,Б. Тайм-менеджмент [Текст] / Т. Брайан. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2020. – 144 c.Трейси,Б. Управляй своим временем и удвой результаты [Текст] / Б. Трейси. – М. : Вильямс., 2006. – 64 с.

    Тайм-менеджмент: советы и инструменты

    Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии написала статью о том, как эффективно планировать время и какие инструменты тайм-менеджмента использовать.

    По тайм-менеджменту написано много книг и курсов. Ирония в том, что люди, которым необходим тайм-менеджмент, часто не могут выделить время на чтение толстых книг или многодневные тренинги по теме.

    В статье я собрала советы и инструменты управления временем, которые использовала сама, и которые действительно принесли результат.

    Планирование

    Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

    Ставьте конкретные цели и задачи

    Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.

    Декомпозиция

    Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно ее «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

    ТОП лучших брокеров бинарных опционов на русском языке:
    • БИНАРИУМ
      БИНАРИУМ

      1 место в рейтинге! Гарантия честности и надежности брокера. Лучшие условия для новичков — бесплатное обучение и демо счет. Зарегистрируйтесь и получите бонус:

    К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

    «Выбор и согласование площадки»,

    «Выбор и согласование приглашенных»,

    «Выбор и организация развлечений».

    SMART

    После того как вы разбили основную цель на задачи, четко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

    • конкретной (Specific),
    • измеримой (Measurable),
    • достижимой (Attainable),
    • актуальной или истинной (Relevant),
    • ограниченной во времени (Time-based).

    Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2020 года на 25 %».

    Фиксируйте план действий

    Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

    Диаграмма Гантта

    Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

    Список задач (to-do list)

    Долгосрочный список крупных задач. Запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями.

    Годовой и месячный список. Укажите, какие задачи из вашего основного списка вы берете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел.

    Список на день. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают на следующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время.

    Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. Зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны.
    Теперь у вас есть четкий план действий.

    Расставляйте приоритеты

    Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.

    АБВГД (ABCDE)

    А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод еще называют АБВ (ABC). Все зависит от того, сколько уровней вы введете. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.

    Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.

    Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьезные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.

    Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.

    С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».

    Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.

    Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.

    Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчиненному, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.

    Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.

    Матрица Эйзенхауэра

    Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:

    • срочные, важные;
    • важные, несрочные;
    • срочные, неважные;
    • неважные, несрочные.

    Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.

    Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нем вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.

    Старайтесь держаться в режиме 2. В нем вы полезны и эффективны.

    Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.

    Несрочные и неважные (4) вычеркивайте.

    Обязательно приоритезируйте задачи, чтобы не делать одновременно несколько дел.

    Исполнение

    Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

    Фокусируйтесь на главном

    Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

    Делегируйте

    При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчиненным расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчиненными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

    Научитесь говорить «нет»

    Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

    Блокируйте раздражители

    Перед началом работы отключите все, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

    Исключите «пожирателей времени»

    Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

    Не делайте несколько дел одновременно

    На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

    • замедляемся,
    • ошибаемся,
    • стрессуем,
    • перестаем чувствовать жизнь,
    • начинаем забывать важные вещи,
    • разрушаем отношения с близкими,
    • становимся эмоционально нестабильными,
    • теряем креативность.

    Отдыхайте

    Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

    Наведите порядок в электронной почте

    Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

    • Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
    • Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать» и т. д.
    • Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
    • Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
    • Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днем рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

    Фильтруйте входящую информацию

    Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

    Учитывайте свои биоритмы

    У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определенные часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

    Создайте комфортное рабочее место

    Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

    Ограничьте свой перфекционизм

    Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всем, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

    Контролируйте время

    Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

    Ставьте дедлайны

    Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трем дня пятницы и так далее. Четкие рамки не дадут затягивать работу.

    Оставляйте запас времени

    Если по расчетам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

    Заканчивайте задачу раньше срока

    Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

    Используйте метод «Помидора»

    Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

    • Запланируйте задачу.
    • Поставьте таймер на 25 минут.
    • Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
    • После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
    • После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
    • Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

    Попробуйте метод «Хронометраж»

    В течение двух-трех дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

    • Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
    • На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
    • На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаете с одной из них от плана.

    Планируйте перерывы каждые девяносто минут

    Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

    Планируйте время ожидания

    В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

    Анализируйте свой опыт

    Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

    Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

    Мотивация

    Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

    Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

    В конце периода — месяца или года — выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

    Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

    Тайм-менеджмент: как управлять временем

    Что такое тайм-менеджмент

    Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.

    Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.» Как жаль, что Сенека не дожил до наших дней, иначе в своём воззвании он использовал бы и принцип Парето, также известный как принцип 20/80 .

    В современности тайм-менеджмент стал одной из необходимых практик продуктивных деловых людей. Благодаря информационным технологиям появляется множество инструментов автоматизации нашей работы и высвобождения времени на более важные задачи. Со своей стороны Calltouch вносит лепту в прогресс, разрабатывая сервисы наподобие Оптимизатора, который автоматизирует управление рекламными кампаниями, освобождая маркетологов от рутины. Инструмент для читеров, которые готовы доверить оптимизацию кампаний в Яндекс.Директ и Google Ads автоматизации.

    Оптимизатор

    • Забудьте про ручное управление ставками, машинное обучение сделает все за вас
    • Полная интеграция с Яндекс.Директ и Google Adwords
    • Автоматическая оптимизация ставок для получения большего количества лидов
    • Бесплатно для клиентов Calltouch

    Зачем нужен тайм-менеджмент

    Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.

    Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.

    Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции в своём текущем общепринятом виде оформились примерно в одно время — 70-80-х годах 20-ого века в западных социальных науках.

    Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.

    Принципы тайм-менеджмента

    В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие. Особый подход, у Брайана Трейси в его книге «Результативный тайм-менеджмент». Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, скорее всего, придумал что-то уникальное и неповторимое, почерпнув 80% из тех же источников.

    Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту. Их вы наверняка встретите в любой книге, курсе и видео на YouTube, посвящённых тому, как начать что-то делать. Как правило, вы их смотрите вместо того, чтобы начать что-то делать.

    Мотивация

    Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?

    Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:

    • Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;
    • Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;
    • Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;
    • Не хотите делать, но вынуждены;
    • Вас постоянно отвлекают от работы посторонние;
    • Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.

    Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.

    Принцип планирования

    Когда вы провели небольшую рефлексию по поводу того, где вы, чем занимаетесь, что и зачем собираетесь начать делать, наступает момент планирования. И это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.

    • Во-первых, не всегда и не всем людям просто начать планировать свой день или хотя бы рабочий распорядок.

    То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь.

    Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.

    Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе. Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.

    • Во-вторых, некоторые дела кажутся людям не настолько существенными, чтобы их как-то выделять. Что-то просто сваливается сверху и происходит неожиданно. Иными словами, сформировать список бывает почти невозможно по определению.

    Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.

    Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.

    • В-третьих, вы можете начать думать: «Я не хочу быть роботом». Но попытайтесь ответить себе честно: принадлежите ли вы себе сейчас на самом деле? Сколько в действительности у вас свободного времени, которое вы можете потратить на отдых, общение с друзьями, семьёй?

    Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.

    • Наконец, не придумывайте себе лишних проблем. Планирование — средство, а не цель.

    Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.

    Принцип структурирования

    Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Да и нужно ли. Большое дело может занять много времени: планирование и декомпозиция на небольшие подзадачи позволит не терять общей картины и не опускать руки.

    Принцип приоритетов

    Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность

    Здесь придёт на помощь упомянутый ранее принцип Парето. Это эмпирическое правило встречается при исследовании различных явлений, в частности, социальных, экономических и физических. В общем виде оно обычно формулируется так: « 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата» .

    Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.

    Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:

    • Конкретными (Specific);
    • Измеримыми (Measurable);
    • Достижимыми за адекватное время (Attainable);
    • Актуальными (Relevant);
    • Ограниченными во времени (Time-bound).

    Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.

    Рациональный подход к привычкам

    Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?

    Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям:

    • Избавьтесь от вредных привычек.

    Курите? Бросьте. Сэкономите время, деньги и здоровье. Вред курения доказан. Бесконечные перекуры и прерывания содержательной работы только пожирают время. Научитесь делать «перекуры» без сигареты, и хотя бы в полтора-два раза реже. Привыкли подолгу проводить время в душе по утрам? Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.

    • Заведите новые полезные привычки.

    Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент.

    Приобретите привычку к планированию. Скачайте приложение для учёта и планирования на смартфон или используйте то, что всегда под рукой. Так вы будете помнить о распорядке и выработает дисциплину. Полезно планировать покупки, экономя время, вести семейный бюджет и контролировать персональную эффективность.

    Пространство для манёвра впечатляет. Например, высвободить время помогает ограничение времени, проводимого в социальных сетях, за проверкой почты или чтением новостей.

    Матрица управления временем

    Стивен Р. Кови в своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» приводит такую схему, которую ещё называют матрицей Эйзенхауэра.

    Квадрат I несомненно оказывает психологическое давление. Срочные важные задачи требуют много внимания и энергии. Основная ошибка, которую совершают люди, особенно деловые — это полная концентрация на данном квадрате. Но дело в том, что у них не остаётся времени на то, чтобы найти новые приоритеты, возможности и начать двигаться вперёд. Критические задачи поглощают все ресурсы, отнимают силы и даже здоровье. Находясь в этом квадрате, человек способен быстро «сгореть» оставшись совершенно неработоспособным.

    Квадраты III и IV представляют срочные дела. Люди также склонны отводить им высокий приоритет, забывая о более долгосрочных задачах. Проблема в том, что зачастую эта приоритетность не объективна, а отражает ожидания других людей. Выполнение этих задач может не привести к желаемым результатам и личному прогрессу.

    Находясь в этих квадратах, люди перестают владеть ситуацией и становятся жертвами обстоятельств. Они выпускают инициативу из рук и попадают в замкнутый круг. Планы и перспективы начинают казаться им туманными и бессмысленными.

    Наконец, квадрат II — он является основной персональной эффективности. Люди, которые находят время для того, чтобы отложить, казалось бы срочные дела, и занимаются стратегическими вопросами оказываются впереди в любой перспективе. Они работают над основами своего пути — над полезными навыками, связями, прочной материальной и методологической опорой. Именно на этих основаниях их планы и начинания дадут всходы через некоторое время.

    Данный квадрат помогает находящимся в нём людям выработать позитивное мышление, ориентацию на развитие и положительные перемены. Это смена точки приложения усилий с постоянного решения проблем на закладку фундамента для перспективных свершений.

    Брокеры бинарных опционов, дающие бонусы за регистрацию:
    • БИНАРИУМ
      БИНАРИУМ

      1 место в рейтинге! Гарантия честности и надежности брокера. Лучшие условия для новичков — бесплатное обучение и демо счет. Зарегистрируйтесь и получите бонус:

  • Добавить комментарий